¿Cómo importar datos de un archivo de Excel a una base de datos de Inventario de Repuestos?
Con la finalidad aprovechar al máximo la herramienta de importación es recomendable preparar el archivo de Excel que se va a importar.
Preparación del archivo de Excel
El programa Inventario de Repuestos maneja distintas columnas para alojar los datos de su inventario, entonces será necesario crear dichas columnas en el archivo de Excel siempre y cuando se tengan los datos, no es necesario que tengan el mismo nombre las columnas.
Por ejemplo si no se cuenta con los datos de las columnas: Costo último, Nivel Máximo o Nivel Mínimo; entonces no será necesario crear estas columnas en el archivo de Excel, naturalmente estas columnas aparecerán vacías en los registros del Inventario de Repuestos cuando se haya hecho la importación.
Las columnas obligatorias son: No. de Parte, Descripción y Unidad, sin embargo en el archivo de Excel no es necesario que tengan el mismo nombre.
A continuación se mencionan las columnas que utiliza las base de datos del Inventario de Repuestos .
| Columna | Tipo de variable (longitud) | Obligatoria |
|---|---|---|
| No. de Parte. | Caracter (20) | Sí |
| Descripción. | Caracter (120) | Sí |
| Unidad. | Caracter (8) | Sí |
| Costo último. | Numérico | No |
| Existencias. | Numérico | No |
| Localización. | Caracter (20) | No |
| Nivel Máximo. | Numérico | No |
| Nivel Mínimo. | Numérico | No |
Para concluir la preparación del archivo de Excel que se va a importar, éste debe tener extensión.XLS o .XLSX.
NOTA: Se sugiere concentrar en una sola hoja toda la información, sin renglones(filas) en blanco.
Importar los datos desde el Archivo de Excel
Antes iniciar la importación de datos considere que la base de datos del inventario a la que se van a importar los datos debe ser nueva y solo se podrá realizar la importación en una ocasión.
Si no ha creado su base de datos vea: ¿Cómo crear una Base de Datos de Access, SQL u Oracle en los programas del MP?
- Ejecute el programa Inventario de Repuestos. (Inicio > Todos los programas > MPsoftware > Inventario de Repuestos).
- Seleccione la base de datos que haya creado para importar sus datos y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en el menú Herramientas y luego en la opción Importar datos....
- Se abrirá la pantalla Importación de datos
- En la lista desplegable "Seleccione la aplicación de donde importar la información:" seleccione la opción Otra fuente de datos.
- En la lista desplegable "Formato del archivo a importar:" seleccione Excel 2000 o Excel 2007 dependiendo de la extensión del archivo que desee importar, .XLS o .XLSX correspondientemente.
- Haga clic en el botón […] y seleccione el archivo a importar. (Ej. C:/Proyectos/Compartida/DataBase1.xls).
- Haga clic en el botón Continuar.
- Seleccione las columnas del archivo de Excel que desea vincular a cada columna del Inventario de Repuestos . Una vez que haya concluido la relación de sus columnas haga clic en el botón Continuar.
- Haga clic en el botón Finalizar para iniciar el proceso de importación y espere a que termine el proceso.
Si el archivo está formado por varias hojas se habilitará la opción "Tabla a importar" donde podrá seleccionar la hoja de la cual se tomará la información (Ej. Hoja1$).
Aparecerán los nombres de las columnas del Inventario de Repuestos y a su lado una lista desplegable con las columnas que se encontraron del archivo de Excel.
Los campos que aparecen marcados con * son campos obligatorios.
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